Microsoft Access: meer dan een rekenmachine op steroids

Ik was bij de VVOJ conferentie 2012 – 16 en 17 november in Antwerpen. Met dit jaar speciale aandacht voor datajournalistiek en datavisualisatie, inclusief een datajournalistiek trainingsdag op 15 november. Lees hier alle blogposts over de conferentie.

David Donald (Center for Public Integrity) begint de Data Journalism Bootcamp trainingsdag met een introductie Microsoft Access. Waarom? Omdat Access volgens hem net zoveel credits verdient als Excel, maar die vaak niet krijgt. En omdat het programma minder toegankelijk is; een introductie komt dus beter tot z’n recht. ’s Middags verzorgde – ProPublica’s Jennifer LaFLeur een hands on sessie. Hier drie redenen waarom zij Microsoft Access te gebruiken:

Microsoft Access, meer dan een rekenmachine op steroids

Veel, meer, meeste data

Een spreadsheet kan maar 1 miljoen rijen aan. Dat is heel veel, maar te weinig wanneer je zes miljoen rijen hebt om te verwerken. Tja, daar heeft David wel een punt. Of zoals hij het zelf zegt:

“Spreadsheets are like calculators on steroids, you know. Databasemanagers are even better.”

Zo kun je in Access bijvoorbeeld meer dan één tabel gebruiken, in Excel kan dat niet.

Condoomfunctie

Wel eens met een kater wakker geworden in een bed dat niet jouw bed was? Met Microsoft Access is dat ondenkbaar. Het programma is gebouwd om fouten te voorkomen. Niets is erger dan er achter komen dat jouw data-analyse niet klopt, omdat je halverwege een fout hebt gemaakt. Of ontdekken dat je geen kopie van de originele data hebt gemaakt… Access bewerkt de originele data niet; laat je al je vragen aan een database – queries – opslaan; en vertaalt Engelse commando’s automatisch. Dat laatste is vooral handig als je een engelstalige tutorial wilt volgen.

Subset van data

Microsoft Access gebruikt SQL. SQL staat voor Structured Query Language. Met SQL en dus ook met Access kun je heel precies data filteren uit een dataset. Zo kun je een kleinere, interessantere/relevantere dataset selecteren uit het geheel. De keuzes die je gemaakt hebt om tot een bepaalde selectie te komen, kun je opslaan. Hierdoor kun je de stappen in de toekomst gemakkelijk en automatisch herhalen.

Tip: van Access naar Excel

Jennifer LaFleur bekende heel vaak tabellen te combineren in Access. Maar als ze de juiste selectie had gemaakt, dan kopieerde ze de uitkomst in Excel. Want…

Excel is just easy to work with for percentages and stuff.

En zo is het natuurlijk ook: kies het programma dat past bij het werk wat je wilt doen.

Filed under Geen categorie